Politiques et manuel de l'employé

Mettre en place des politiques de gestion permet de concrétiser les intentions de l'organisation, de faciliter la prise de décision et d'économiser du temps. Elles permettent également d'uniformiser vos pratiques et vos interventions.

Il existe plusieurs types de politiques dans les entreprises dont celles reliées à la formation, à la santé et sécurité, aux relations publiques, à la confidentialité, à l'éthique professionnelle, à la rémunération et à l'embauche.

Les politiques qui concernent l'ensemble des employés constituent le manuel de l'employé.

Un manuel de l'employé est une référence indispensable pour vous et vos employés. Son rôle principal est de faciliter la gestion quotidienne de vos ressources humaines.

Pour créer un manuel de l'employé à l'image de votre entreprise, le CSMO-Auto vous propose une plateforme qui vous guidera étapes par étapes dans le processus de création et vous permettra de sauver du temps, sans négliger la rigueur de votre document.

Créer mon manuel

Création d'un dossier employé

Afin d'avoir une gestion des ressources humaines équitable et rigoureuse, il est important d'avoir un système de gestion du dossier employé. Cela vous permettra de documenter les problèmes et d'être outillé en cas de mésentente. Les paroles s'envolent, mais les écrits restent!
 
Le système permet de trouver l'information de façon efficace. Il permet aussi d'uniformiser la tenue des dossiers et d'améliorer la gestion de l'information. Vous devez toujours conserver les dossiers des employés dans un classeur verrouillé. Il est important de déterminer les personnes qui y ont accès. La méthode proposée permet de garder en toute confidentialité les données personnelles d'un employé. Le dossier de santé et sécurité de l'employé ne doit être accessible qu'aux personnes autorisées. Plusieurs entreprises choisissent de classer les dossiers de santé et sécurité dans un classeur distinct afin d'en assurer la confidentialité.
 
L'une des méthodes fréquemment utilisées est la classification par sujet dans des chemises de couleurs différentes. Cette méthode permet de trouver rapidement l'information dans le dossier de l'employé.

Voici un exemple :
 

Dossier vert

«documents à l’embauche»

Dossier bleu

«documents de relations de travail»

 

Dossier rouge

«documents de formation» :

Dossier jaune

«documents santé et sécurité» :
  • Fiche d'un nouvel employé
  • Curriculum vitae
  • Résultats des tests à l'embauche
  • Résumé de l'entrevue ou document utilisé
  • Diplôme(s) obtenu(s)
  • Formulaire de références
  • Historique de travail
  • Documents reliés à la paie. 
  • Notes personnelles au dossier de l'employé
  • Mesures disciplinaires
  • Justification des absences
  • Évaluation de rendement
  • Griefs
  • Toutes formations suivies dans l'entreprise et à l'extérieur
  • Fiches de présence (individuelle ou groupe) lors de formation ou d'attestation de formation. 
  • Formulaire de déclaration d'accident
  • Formulaire d'assignation temporaire
  • Avis de l'employeur et demande de remboursement (ADR)
  • Réclamation du travailleur
  • Demande de remboursement pour un retrait préventif ou une affectation de la travailleuse enceinte.

Gestion de la performance

Le développement optimal de chaque employé est un atout essentiel au succès d'une entreprise. L'évaluation de rendement permet également à l'employé de se mesurer par rapport aux attentes de son supérieur et aux objectifs globaux de l'entreprise.
 
Elle prend habituellement la forme de rencontres individuelles à raison d'une fois par an. Dans le cas d'un nouvel employé, il est suggéré d'évaluer sa performance avant la fin de la période d'essai. Le gestionnaire qui procède à l'évaluation devrait respecter les points suivants :
  • Remettre préalablement à l'employé une copie de l'évaluation afin qu'il puisse connaître les points sur lesquels il sera évalué
  • Inviter l'employé à faire une auto-évaluation avant la rencontre
  • Prévoir suffisamment de temps pour l'entrevue et ne pas se laisser déranger
  • Choisir le bon moment pour procéder à l'évaluation
  • Dialoguer avec l'employé afin de lui laisser l'occasion de discuter de certains sujets importants pour lui
  • Écouter les commentaires de l'employé, lui poser des questions et l'encourager à exprimer ses idées sans l'interrompre
  • Rester calme même s'il n'est pas d'accord avec certains commentaires et ne pas chercher à s'imposer
  • Éviter de ne parler que des points à améliorer en laissant de côté les forces de l'employé
  • Établir avec l'employé les objectifs à atteindre pour la prochaine période d'évaluation, et ce, avant la fin de la rencontre 
 
La performance de l'employé est évaluée en fonction des comportements souhaités, des résultats obtenus dans l'exercice de ses fonctions, des responsabilités inhérentes au poste et des critères prédéterminés. Pour vous aider dans l'évaluation des employés, consultez les modèles de formulaire d'évaluation de rendement. Pour bien réussir l'évaluation de vos employés, nous vous recommandons de suivre les trois étapes suivantes :
 
  1. Préparer la rencontre

    • Préparer la rencontre à l'avance
    • Utiliser des documents pour appuyer votre analyse
    • Les évaluations antérieures
    • Le profil de poste, la description de tâches et le formulaire d'évaluation du poste
    • Les autoévaluations de l'employé 
  2. Mener la rencontre

    • Accueillez l'employé
    • Faites le bilan des objectifs antérieurs, de sa progression et de son rendement
    • Échangez et discutez sur ses objectifs antérieurs
    • Ayez une approche constructive 
  3. Conclure la rencontre

    • Présentez de nouveaux objectifs
    • S'il y a lieu, expliquez-lui ses perspectives salariales à court et à long terme
    • Conclure : Demandez-lui ses commentaires et remerciez-le

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